POP (Procedimento Operacional Padrão): você já tem um?

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que detalha todas as etapas de um processo, descrevendo as tarefas necessárias para a realização de uma determinada atividade na rotina de trabalho. Ele também traz informações sobre ferramentas, materiais, observações relevantes e responsáveis.

O POP é como uma “receita” que garante a qualidade das entregas por meio da explicação detalhada de como os procedimentos devem ser realizados. Ele tem inúmeros modelos e formatos, mas o essencial é documentar com clareza o que é preciso ser feito para que a excelência seja continuamente alcançada.

O documento pode ser um guia, uma lista, um passo a passo, um checklist, enfim, o que fizer mais sentido no contexto da sua empresa, desde que padronize os procedimentos.

Vantagens do POP (Procedimento Operacional Padrão)

1. Satisfação dos clientes

A satisfação dos clientes é uma das maiores vantagens da implementação de um Procedimento Operacional Padrão, pois a devida estruturação e documentação de processos permite realizar atividades com mais eficiência e menos falhas, sempre com a mesma qualidade. Documentar permite que você atenda o cliente sempre da mesma maneira.

2. Padronização de atividades

A padronização das atividades é fundamental para garantir que você saiba exatamente o que fazer em cada etapa do processo. Dessa forma, é possível evitar que haja erros por falta de informação ou entendimento equivocado.

3. Maior facilidade para delegar tarefas

Com o POP , fica mais fácil saber que etapa do seu trabalho pode ser delegada, pois já vai estar organizado e escrito o que você precisa exatamente.

4. Otimização do treinamento de colaboradores

Quando a sua empresa crescer, com o POP, o processo de treinamento de novos funcionários se torna mais fácil e eficiente, pois todas as informações necessárias para a execução da tarefa estão documentadas e organizadas em um só lugar.

5. Redução de erros no dia a dia de trabalho

Com as etapas de um processo bem definidas e documentadas, é possível reduzir os erros no dia a dia de trabalho, já que você sabe exatamente o que precisa ser feito e como fazer então vai esquecer de nada.

6. Chefa também tira férias

O POP permite que seja criado um histórico e um legado de informações, que quando você sair de férias, quem estiver no seu lugar vai manter a continuidade das atividades.

7. Mais controle das tarefas

Com o POP, você tem mais controle sobre as tarefas realizadas pelos colaboradores, o que permite identificar possíveis erros ou gargalos na execução das atividades. Lembre-se que o POP deve se adequar às necessidades da sua empresa.

Continue a leitura:

O que colocar no POP e como fazer um?

O POP será diferente para cada empresa e necessidade. Vou descrever as informações básicas que poderá conter:

• Nome do procedimento/tarefa/atividade/projeto: a nomenclatura correta ajuda a identificar com rapidez do que se trata o documento. Dica: vale criar um padrão de títulos para facilitar a organização;

• Objetivo: explicar para que serve o POP de forma sucinta e clara;

• Onde aplicar: mostrar em quais circunstâncias o POP deve ser utilizado;

• Autor: o documento também deve conter o nome de quem o produziu;

• Responsáveis: nesta parte, deve-se sinalizar os cargos responsáveis e não os nomes dos colaboradores, pois os funcionários podem mudar com o tempo, mas os cargos não;

• Ferramentas, equipamentos e materiais: mostrar os insumos necessários para a realização da tarefa;

• Siglas e definições: funciona como um “glossário” e deve ter as explicações de conceitos básicos presentes no POP;

• Documentos para consulta: são documentos de referência, como guias, manuais, cartilhas, qualquer material de apoio que facilite o desenvolvimento da atividade;

• Procedimento: descrição de todas as etapas para realizar um determinado processo, seguindo a ordem de realização de cada uma e sinalizando os cargos responsáveis por elas. Aqui também vale acrescentar informações adicionais que possam facilitar a execução da tarefa, principalmente em casos em que existe mais de uma forma de realizá-la;

• Registros e documentações: mostrar onde os dados ficarão armazenados;

• Ano de criação: essa informação ajudará a manter o controle sobre os dois próximos tópicos;

• Histórico de modificações: após implementar um POP, é natural identificar

oportunidades de melhoria, então as mudanças são bem-vindas, desde que haja um histórico do que foi modificado;

• Prazo para as próximas revisões: o documento também pode sinalizar qual a sazonalidade de revisão para assegurar que ele esteja sempre atualizado.

Lembre-se que o objetivo da sua empresa é crescer e, para isso, é importante liberar a mente e organizar os procedimentos sempre visando a melhoria e deixando documentado para que, no futuro, seus colaboradores possam entender como realizar as tarefas da melhor forma possível. É verdade que pode parecer que é perda de tempo e que dará muito trabalho, mas quanto mais você se organizar e padronizar os procedimentos, maiores serão as chances de sucesso da sua empresa!

Prof. Carol Zanoni ✍️

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