Como Organizar a Produtividade Usando Trello e o Método Kanban

Ser uma empreendedora autônoma envolve desafios diários, como gerenciar múltiplas tarefas, equilibrar as demandas do negócio e manter o foco em seus objetivos. Uma das melhores formas de otimizar a produtividade é utilizar ferramentas e métodos eficazes de organização. Neste artigo, vamos explorar como o Trello, uma ferramenta digital popular, pode ser um grande aliado para organizar a rotina e os projetos de uma empreendedora, e como você pode aplicar o método Kanban e outros sistemas de produtividade para alcançar melhores resultados.

O que é o Trello?

O Trello é uma plataforma de gerenciamento de tarefas e projetos que utiliza quadros, listas e cartões para organizar informações de forma visual e intuitiva. É uma ferramenta extremamente flexível, usada tanto por equipes quanto por indivíduos que buscam otimizar sua produtividade.

No Trello, você pode criar um quadro para cada projeto ou área do seu negócio e, dentro desses quadros, adicionar listas para diferentes etapas de trabalho ou categorias de tarefas. Os cartões dentro de cada lista representam as tarefas em si, e você pode adicionar prazos, checklists, anexos, descrições e até etiquetas coloridas para facilitar o acompanhamento.

Além disso, o Trello permite a colaboração com outras pessoas, tornando-se ideal para empreendedoras que também gerenciam equipes ou prestam serviços com parceiros. Ele é uma verdadeira central de organização! Porém o Trello é a ferramenta, antes de utilizá-lo precisa definir o método que vai utilizar. Para isso vou deixar algumas dicas:

Como Utilizar o Método Kanban no Trello

O Kanban é um método visual que ajuda a organizar tarefas com base no seu fluxo de trabalho. A ideia central é que você divida suas atividades em três categorias principais: A Fazer, Em Progresso e Concluído. No Trello, essa organização é muito fácil de aplicar:

1. Crie um Quadro no Trello: O quadro será o espaço onde você visualizará o andamento de todas as suas tarefas ou projetos.

   
   

2. Adicione Listas: As listas no Trello representarão as etapas do seu processo. Para seguir o Kanban, crie listas como:

   
   

   • A Fazer (Backlog): Aqui vão todas as tarefas que você precisa realizar.

   • Em Progresso: Quando você começar a trabalhar em uma tarefa, mova o cartão correspondente para esta lista.

   • Concluído: Assim que finalizar uma tarefa, mova o cartão para essa lista.
     

3. Crie Cartões: Cada tarefa ou projeto é representado por um cartão. Esses cartões podem ter datas de vencimento, checklists, comentários e até anexos. Isso ajuda a manter todas as informações necessárias para a execução da tarefa em um único lugar.
   

4. Movimente os Cartões Conforme o Progresso: À medida que você avança em cada tarefa, basta mover os cartões entre as listas. Isso proporciona uma visão clara e organizada do seu fluxo de trabalho, além de ajudar a evitar a sobrecarga de tarefas.
   

Esse fluxo simples permite que a empreendedora visualize todas as etapas do seu processo, ajudando a manter o foco e a organização. O método Kanban também é excelente para identificar gargalos e ajustar o ritmo de trabalho, já que você pode facilmente ver quando uma lista está acumulando tarefas demais.

Outras Formas de Utilizar o Trello

Além do Kanban, o Trello pode ser adaptado para outros métodos de produtividade e organização, dependendo das necessidades da empreendedora. Vamos ver alguns exemplos:

1. GTD (Getting Things Done)

O GTD, ou "Getting Things Done", é um método criado por David Allen, que foca em capturar e organizar todas as suas ideias, compromissos e tarefas para liberar espaço mental. No Trello, você pode aplicar esse método criando listas como:

• Entrada (Inbox): Capture aqui todas as ideias e tarefas que surgirem, mesmo que você não vá executá-las imediatamente.

• Próximas Ações: Liste aqui as tarefas que devem ser feitas o quanto antes.

• Aguardando Resposta: Tarefas que dependem de terceiros.

• Projetos: Cada projeto pode ter uma lista ou até mesmo um quadro próprio.

• Algum Dia/Talvez: Aqui vão as ideias que você quer explorar futuramente, mas que não são prioridade agora.

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Esse método ajuda a organizar o fluxo de trabalho de uma forma clara, permitindo que você foque nas tarefas mais importantes do momento sem perder de vista outras ideias e projetos.

2. Gestão de Projetos

Para empreendedoras que precisam gerenciar múltiplos projetos ao mesmo tempo, o Trello pode ser utilizado como uma ferramenta completa de gestão de projetos. Você pode criar um quadro para cada projeto ou cliente, com listas que representam as diferentes fases do trabalho, como:

• Planejamento

• Execução

• Revisão

• Entrega
  

Você também pode atribuir membros da equipe a cada tarefa, adicionar prazos, compartilhar arquivos e discutir detalhes através dos comentários nos cartões.

3. Monitoramento de Metas e Hábitos

Se sua meta é acompanhar o progresso de seus objetivos ou criar novos hábitos, o Trello também pode ser uma ferramenta útil. Crie um quadro específico para metas de curto e longo prazo e use listas para monitorar seu progresso semanal ou mensal. Você também pode rastrear hábitos diários, como economizar dinheiro ou investir em seu desenvolvimento pessoal.

A Importância de uma Mentoria Individualizada

Embora o Trello seja uma ferramenta extremamente flexível e adaptável, escolher o melhor método de organização e ferramentas adequadas pode variar de pessoa para pessoa. É aqui que entra a importância de uma mentoria individualizada.

Uma mentoria ajuda a empreendedora a identificar seu perfil, suas necessidades específicas e sua rotina diária. Cada pessoa tem um estilo único de trabalho, e entender essas particularidades é essencial para escolher o método certo de organização e produtividade. Algumas empreendedoras podem se adaptar melhor ao Kanban, enquanto outras preferem o GTD ou até mesmo um sistema híbrido.

Além disso, com o apoio de uma mentoria, é possível testar e ajustar diferentes ferramentas e métodos até encontrar a combinação ideal. O acompanhamento próximo de uma mentora permite que você otimize seu tempo, evite a sobrecarga de tarefas e melhore a clareza sobre os seus processos de trabalho, aumentando assim a eficiência do seu negócio.

Recursos Adicionais do Trello

Além de ser uma ferramenta versátil, o Trello possui recursos adicionais que tornam a experiência ainda mais rica:

• Power-Ups: O Trello permite a integração com outras ferramentas, como Google Drive, Slack, Evernote e muito mais, através dos Power-Ups, que são funcionalidades extras para expandir as capacidades do quadro.

• Etiquetas: As etiquetas coloridas ajudam a organizar os cartões por categoria ou prioridade.

• Checklists: Dentro de cada cartão, você pode criar checklists para dividir tarefas maiores em partes menores e mais gerenciáveis.

O Trello é uma ferramenta poderosa para qualquer empreendedora que deseja otimizar sua produtividade e gerenciar melhor seus projetos e tarefas diárias. Mas para que seu uso seja eficiente, antes defina o método , como o Kanban, o GTD ou mesmo a gestão de projetos, e então, você pode adaptar a ferramenta às suas necessidades e estilo de trabalho. Se você ainda não experimentou, vale a pena testar o Trello e explorar todas as suas funcionalidades para ver como ele pode transformar a maneira como você organiza seu negócio e sua rotina.

Pronta para começar a usar o Trello e revolucionar a sua produtividade? Pofa Caroline Zanoni Mentora Biocomportamental